Informationen zum Datenschutz: Online-Meetings und Webinare
Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Online-Meeting- und Webinar-Plattformen.
“Zoom” Webinare
Kontakt
Wenn Sie uns im Rahmen unserer Veranstaltungen oder Webinare Ihre Daten über ein Zoom-Anmeldeformular zur Verfügung stellen, werden diese Daten von F.Trenka zum Zwecke der Bearbeitung der Anmeldung, für den Fall von Anschlussfragen und für Werbemaßnahmen gespeichert. Diese Daten stehen F.Trenka und dem Vertragspartner von F.Trenka, der das jeweilige Webinar mitorganisiert hat, zur Verfügung. Eine Weitergabe der Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht ohne Ihre Zustimmung.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool "Zoom", um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen. Im Folgenden beziehen wir uns hauptsächlich auf "Meetings". Zoom ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA.
Weitere Informationen über die Datenschutzerklärung von Zoom: https://zoom.us/privacy
Hinweis: Wenn Sie auf die Zoom-Website (www.zoom.us) zugreifen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Zugriff auf die Website ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten für das Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie die Grundfunktionen auch über eine Browser-Version nutzen, die Sie ebenfalls auf der Zoom-Website finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt auch von den Daten ab, die Sie vor oder während der Teilnahme an einer Sitzung angeben. Die folgenden personenbezogenen Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Benutzerangaben: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn "single sign-on" nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).
- Metadaten der Besprechung: Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen.
- Registrierungsdaten: Titel, Vorname, Nachname, Unternehmen, Berufsbezeichnung, Land.
- Für Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
- Bei der Einwahl mit dem Telefon: Informationen über die ein- und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Bei Bedarf können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Gerätes gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben eventuell die Möglichkeit, in einem Webinar die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Dabei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um sie im Webinar anzuzeigen und gegebenenfalls aufzuzeichnen. Um die Darstellung von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden die Daten des Mikrofons Ihres Endgerätes und einer eventuellen Videokamera des Endgerätes während der Sitzung entsprechend verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Anwendungen ausschalten oder stummschalten. Um an einem Webinar teilzunehmen oder den "Besprechungsraum" zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden Zoom, um Online-Sitzungen oder Webinare durchzuführen. Wenn wir diese aufzeichnen wollen, werden wir Sie vorab transparent informieren und - falls erforderlich - um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen auch in der Zoom-App angezeigt. Wenn es für die Protokollierung der Ergebnisse einer Online-Sitzung erforderlich ist, protokollieren wir die Chat-Inhalte.
In der Regel wird dies jedoch nicht der Fall sein. Wir können auch Fragen der Teilnehmer zum Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung verarbeiten. Wenn Sie als Nutzer bei Zoom registriert sind, können Berichte über Webinare (Meeting-Metadaten, Telefoneinwahldaten, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Sofern im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, aber dennoch elementarer Bestandteil der Nutzung von Zoom sind, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. In diesen Fällen liegt unser Interesse in der effektiven Durchführung der Veranstaltung.
Ansonsten ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern die Besprechungen im Rahmen von Vertragsverhältnissen durchgeführt werden.
Liegt kein Vertragsverhältnis vor, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. In diesem Fall besteht unser Interesse in der effektiven Durchführung der Sitzungen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Sitzungen verarbeitet werden, werden in der Regel nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, sie sind zur Weitergabe bestimmt. Bitte beachten Sie, dass die Inhalte von Sitzungen, aber auch von persönlichen Treffen, häufig zur Kommunikation mit Kunden, Interessenten oder Dritten genutzt werden und daher zur Weitergabe bestimmt sind.
Andere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält zwangsläufig Kenntnis von den vorgenannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA bereitgestellt wird. Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet daher auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen des Art. 28 DSGVO erfüllt.
Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der sogenannten EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.
Speicherung von Daten
Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen von Cookies die IP-Daten des Anschlussinhabers gespeichert werden. Die über das Anmeldeformular auf unserer Homepage eingegebenen Registrierungsdaten werden von Zoom verarbeitet.
Darüber hinaus werden zum Zwecke der Registrierung, Kontaktaufnahme sowie zu Analyse- und Werbemaßnahmen folgende Daten von F.Trenka gespeichert: Name, E-Mail-Adresse, Organisation/Firma, Land, Berufsbezeichnung, Geschlecht, Alter, Teilnehmerstatus, Benutzername, Quelle der Anmeldung (Web/Mobil). Die von Ihnen angegebenen Daten sind für eine erfolgreiche Registrierung notwendig. Ohne diese Daten können wir die Anmeldung zu dem jeweiligen Webinar nicht mit Ihnen abschließen.
Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme der Weitergabe an die oben genannten Unternehmenspartner, die unmittelbar an der Erstellung des jeweiligen Webinars beteiligt waren und zum Zwecke der Webanalyse und Werbemaßnahmen.
Nach Beendigung des Anmeldevorgangs werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht. Im Falle einer Beendigung der Registrierung werden alle Daten aus dem Vertragsverhältnis bis zum Ablauf der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre) gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) und/oder lit. b (für die Vertragserfüllung erforderlich) der DSGVO.
Newsletter
Im Rahmen der Meeting- oder Webinar-Anmeldung qualifiziert man sich automatisch für den Newsletter, der über Meeting-bezogene Themen (z.B. Webinar-Termine, Erinnerungen) informiert. Sie werden nur dann in den Newsletter-Verteiler aufgenommen, wenn Sie der Kontaktaufnahme durch F.Trenka über ein Double-Opt-In zugestimmt haben. Die Webinar-Zertifikate werden einmalig nach dem Webinar an alle Teilnehmer verschickt. Um Sie gezielt mit Informationen zu versorgen, sammeln und verarbeiten wir auch Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen. Der Versand von E-Mails erfolgt unter anderem über die von F.Trenka verwendete E-Mail-Software (Microsoft Outlook) in Kombination mit der Word-Integration "Mail Merge Toolkit" von Mapilap.
Sie können das Abonnement des Newsletters jederzeit kündigen. Bitte senden Sie Ihre Abmeldung an die folgende E-Mail-Adresse: office@ftrenka.com. Wir werden dann umgehend Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand löschen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Ergänzend zu der oben genannten Software wird für den E-Mail-Versand auch folgende Software eingesetzt:
Mailchimp
Mailchimp ist zur Vertragserfüllung befugt und darf die Daten gemäß ART 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder 1 lit. b DSGVO oder ART 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeiten. Mailchimp bedient sich der Standardvertragsklauseln, um die Daten rechtskonform zu verarbeiten.
Im Falle des Versands über Mailchimp wird nach dem Double-Opt-In-Verfahren (DOI) nachgewiesen, dass Sie als Inhaber der E-Mail-Adresse Ihren Newsletter abonniert haben (Nachweispflicht, siehe Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
Im Rahmen des E-Mail-Versands über Mailchimp werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Vor- und Nachname auch zur Personalisierung des Newsletters verwendet. Darüber hinaus wird eine Leistungsmessung durchgeführt.
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzverordnung von Mailchimp (https://mailchimp.com/help/about-the-general-data-protection-regulation/) und in der Information über Mailchimp und europäische Datentransfers (https://mailchimp.com/help/mailchimp-european-data-transfers/).
Zapier
Für die Integration verschiedener Datenbanken und Tools nutzen wir Zapier, einen Dienst der Zapier Inc, 548 Market St #62411, San Francisco, California 94104, USA. Dabei können Kundendaten mit Ausnahme von Zahlungsdaten übertragen werden. Zapier wird verwendet, um Registrierungsdaten automatisch von Zoom an Mailchimp zu übertragen. Dazu gehören insbesondere die im Rahmen des Zoom-Registrierungsformulars eingegebenen Daten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Land, Beruf). Weitere Informationen zum Datenschutz bei Zapier finden Sie unter https://zapier.com/privacy/.
“Microsoft Teams” meetings
Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Im Rahmen unserer Online-Meetings mit Microsoft Teams verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:
- Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail Adresse)
- Protokolldateien, Protokolldaten
- Metadaten (z. B. IP-Adresse, Datum der Teilnahme)
- Profildaten (z. B. Nutzername)
Microsoft Office 365, Microsoft Teams Videokonferenz
Die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams ermöglicht die Teilnahme an unseren Online-Veranstaltungen per Video/Audio. Wir nutzen die Team-Meeting-Funktion von Microsoft Teams. In Team Meetings werden Audioeingaben und Videoaufnahmen durch unsere Microsoft Teams Einstellungen verhindert.
In Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung unter den folgenden Bedingungen erfolgen:
- Die Teilnehmer sind im Voraus ausdrücklich über die geplante Aufzeichnung zu informieren (erstens bei der Einladung und zweitens zu Beginn der aufzuzeichnenden Veranstaltung)
- Den Teilnehmern wird ein Link zu diesen allgemeinen Datenschutzinformationen zur Verfügung gestellt
- Die folgenden zusätzlichen Datenschutzinformationen werden den Teilnehmern zur Verfügung gestellt:
- Spezifischer Zweck der Aufzeichnung
- Empfänger der Aufzeichnung oder Adressaten, denen die Aufzeichnung zugänglich gemacht wird
- Ort und Dauer der Aufzeichnung
Wir führen die Datenverarbeitung gemäß Artikel 6(1)(f) DSGVO auf der Grundlage eines berechtigten Interesses durch. Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung ist: die Organisation von Online-Konferenzen, um die Teilnehmer über relevante Themen und unsere Geschäftsaktivitäten zu informieren.
Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, aber auch für Teams, Communities und Netzwerke und wird in unserer Unternehmensgruppe eingesetzt. Dazu gehört auch eine Funktion für Videokonferenzen.
Microsoft Office 365 ist eine Software von:
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland
Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für die ein Benutzerkonto erstellt werden muss.
Die Datenverarbeitung von Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union, Irland und den Niederlanden. Wir haben mit Microsoft einen Datenschutzvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Dementsprechend haben wir mit Microsoft (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-privacy) umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen für Office 365 vereinbart, die dem aktuellen Stand der IT-Sicherheit entsprechen, z.B. hinsichtlich Zugriffsberechtigungen und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskonzepten für Datenleitungen, Datenbanken und Server.
Um ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland wie die USA zu gewährleisten, haben wir mit Microsoft EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.
Microsoft behält sich das Recht vor, Kundendaten für eigene legitime Geschäftszwecke zu verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf diese Datenverarbeitungsvorgänge von Microsoft. Soweit Microsoft Teams personenbezogene Daten im Zusammenhang mit legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft ein unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungsvorgänge und als solcher für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen verantwortlich. Wenn Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, lesen Sie bitte die Datenschutzerklärung von Microsoft (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy) / (https://privacy.microsoft.com/de-de/data-privacy-notice).
Übertragung
Wie oben dargestellt, nutzen wir Microsoft für Office 365 als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO.